Révision des règlements généraux 



Mot du président relatif aux nouveaux règlements généraux

Bonjour,
Avec l’arrivée de plusieurs nouveaux administrateurs et après plusieurs constats concernant la version actuelle des règlements généraux de l’association, nous avons considéré qu’il était de notre devoir de réviser en profondeur l’ensemble de nos règlements. Notre but fut de rendre le plus clair et le plus légitime possible notre charte et éliminer toute interprétation juridique. De plus, la mission de l’association s’est quelque peu transformé aux cours des années et nous voulions nous adapter à cette réalité. Nous sommes convaincus que cela donnera plus de crédibilité à notre association lors de nos nombreux échanges avec les autres instances. Pour ce faire, nous avons analysé chaque article de la version actuelle. Nous avons modifié et fait des ajouts à certains articles afin de les clarifiés. Nous avons également changé l’ordre de plusieurs articles afin de les regrouper sous un même thème. Nous avons ajouté quelques nouveaux articles afin de combler les carences de notre charte. Nous vous invitons à prendre connaissance de la version actuelle et de la version qui sera proposée à l’assemblée générale pour fins d’approbation. N’hésitez pas à nous formuler vos questions et commentaires via notre adresse courriel. association.du.lac.paquet@hotmail.ca



Association du lac Paquet (www.lacpaquet.com)


Mission :
La mission première de l’association est de tout mettre en œuvre afin de préserver la qualité de l’eau. Elle participe par ce fait à différentes rencontres sur le sujet, organisées par différents organismes. Elle a également pour mission de sensibiliser et informer les riverains  à ce sujet. Elle organise également des activités et gère  l’ensemencement des poissons.

Siège social :
Le siège social de l’association est établi au Lac Paquet, à Rivière-Rouge(QC) à une adresse civique que le C.A. peut déterminer par résolution.             

Article 1  Définitions
Administrateurs
Ce terme inclut le président, le vice-président, le trésorier, le secrétaire et les autres membres élus. 

Président
Le président est l’administrateur exécutif en chef  de l’association. Il préside toutes les assemblées du conseil d’administration et des                         membres. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents officiels le requérant et remplit tous les                 devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront lui être attribués par le conseil d’administration.

Vice-président
Il assiste le président dans ses fonctions. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, il le remplace dans ses pouvoirs et fonctions.

Secrétaire
Il assiste à toutes les assemblées des membres et du conseil d’administration. Il rédige tous les ordres du jour et les procès-verbaux. Il remplit toutes autres tâches qui lui sont attribuées par le conseil d’administration. Il a la garde du livre des procès-verbaux et de tout autre registre de l’association.

Trésorier
Il a la charge et la garde des fonds monétaires de l’association et des livres de comptabilité. Il tient à jour les recettes et déboursés et effectue les dépôts et remboursements lorsque requis. Il prépare les états financiers annuels qui seront présentés à l assemblée générale annuelle.

Assemblées
L’assemblée générale annuelle et assemblées extraordinaires.
        
Comités et groupes de travail
Groupe constitué au minimum d’un administrateur, de membres et de consultants externes lorsque la situation l’exige. Les comités et les groupes de travail sont consultatifs. Ils ne peuvent que faire des recommandations au conseil d’administration.
         
Cotisation
Montant d’argent que doivent payer annuellement les personnes pour devenir membre de l’association et être admissibles aux assemblées.

Règlements
Propositions adoptées par les membres aux assemblées générales qui gouvernent la conduite des affaires de l’association.


Article 2  Année financière
L’exercice financier s’étend du premier janvier au trente et un décembre de chaque année.

Article 3  Langue officielle
Le français est la langue officielle de l’association. Tous les procès-verbaux, rapports, délibérations et assemblées se déroulent en français.

Article 4  Les membres riverains
Les membres sont les personnes physiques ayant  une propriété ou un droit d’accès notarié au lac Paquet et qui paient la cotisation fixée selon la formule établie.
Les membres sont conviés à toutes les assemblées. Les membres peuvent aussi participer à titre d’invité aux réunions du conseil d’administration mais sans droit de vote. Les membres qui veulent assister à une réunion du conseil d’administration doivent en faire la demande auprès du président au préalable.

Membre soutien
C’est un membre  qui adhère aux objectifs de l’association et qui paie sa cotisation .Il est assujetti aux mêmes règlements mais ne peut se présenter aux élections du conseil d’administration.

Article 5  Cotisation
La cotisation est le montant que les personnes  ont à débourser pour être membre. Le montant est fixé chaque année par le conseil d’administration et est ratifié par l’assemblée générale annuelle.
La formule établie est la suivante : le montant de la cotisation est fixé par numéro civique ou par propriété et donne droit à deux personnes adultes maximum d’être membres.
La cotisation doit être payée avant l’assemblée générale pour avoir droit de vote et être admissible à cette assemblée et couvre la période du premier janvier au trente et un décembre de chaque année.

Assemblée générale ou extraordinaire

Article 6  Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale des membres aura lieu à la date que le conseil d’administration fixera chaque année en la municipalité de Rivière-Rouge. Elle devra se tenir au plus tard, 6 mois après la fin de l’année fiscale.
Elle réunit tous les membres et toutes autres personnes invitées, par convocation du conseil d’administration.
L’ordre du jour est établi par le conseil d’administration et doit comporter un point varia.
Article 7  Assemblée extraordinaire
L’assemblée extraordinaire réuni tous les membres de l’association. Elle est convoquée par le secrétaire, soit à la demande du président, de la majorité des membres du conseil d’administration ou à la demande écrite d’au moins dix pourcent des membres et doit comporter le ou les motifs de la convocation d’une telle assemblée.

Article 8  Avis de convocation

Toute assemblée des membres sera convoquée par courrier électronique, par téléphone, par écrit, par affichage aux guichets de l’association ou par distribution de porte à porte. La date, l’heure, l’endroit et les buts de l’assemblée y seront décrits. Le délai de convocation sera d’au moins quatorze jours avant la tenue de cette assemblée.
En cas d’urgence un avis de 3 jours calendrier est suffisant.

Article 9  Défaut d’avis de convocation

L’omission accidentelle de l’avis de convocation à un ou plusieurs membres n’aura pas pour effet de rendre nulles les résolutions et décisions prises à cette assemblée.

Article 10  Objets de l’assemblée générale annuelle

L’assemblée est saisie et dispose en exclusivité des questions inscrites à l’ordre du jour. Toute question additionnelle peut faire l’objet de discussions, mais ne peut faire l’objet d’une décision par l’assemblée.
L’assemblée générale annuelle doit disposer :
-    Du rapport d’activité du président.
-    Du rapport du trésorier et des états financiers.
-    De la nomination du vérificateur des états financiers et du président d’élection.
-    Des rapports des présidents de comités s’il y a lieu.
-    De l’élection du président et des administrateurs.
-    De l’adoption des règlements et de leur mise à jour.
-    De toute autre question inscrite à l’ordre du jour par le conseil d’administration.
-    Point varia

Article 11  Quorum

La présence de cinq pourcent des membres ou le minimum prescrit par la loi dont cinquante pourcent des administrateurs dont le président ou le vice-président constituera le quorum suffisant pour toute assemblée. Aucune affaire ne sera transigée en l’absence de quorum à l’ouverture de l’assemblée.

Article 12  Droit de vote

À toute assemblée, seuls les membres auront droit de vote. Les votes par procuration sont acceptés.

Article 13  Décisions

Toutes les décisions sont prises à la majorité simple des personnes présentes ayant le droit de vote. En cas d’égalité, le président a un vote prépondérant.
Les votes se prennent à mains levées ou par scrutin secret si une résolution va en ce sens.

Le conseil d’administration

Article 14  Composition

Les affaires de l’association sont administrées par un conseil de cinq à dix membres. Ils sont élus lors d’une assemblée générale annuelle et leur mandat est d’une durée de deux ans.
Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier sont nommés en assemblée générale.  Dans le but d’assurer une continuité, la moitié des postes (dont ceux du vice-président et du trésorier) seront en élection dans les années impaires et l’autre moitié (dont ceux du président et du secrétaire) seront en élection dans les années paires.

Article 15  Candidatures au conseil d’administration

Toute personne doit être membre en règle au moins quinze jours avant l’assemblée générale annuelle. Elle doit soumettre par écrit sa candidature et appuyée par un membre en règle au secrétaire au moins cinq jours avant la tenue de l’assemblée.
Le secrétaire dresse la liste des candidats et la remet au président du conseil d’administration qui la transmettra au président d’élection lors de l’assemblée

Article 16  Élections

L’élection de l’exécutif et des autres administrateurs est sous la gouverne du président d’élections nommé par l’assemblée.
S’il y a un plus grand nombre de candidats que de postes à combler, l’assemblée élit  les nouveaux administrateurs par la plus grand nombre de voix obtenues.
Si les postes ne sont pas comblés, un membre pourra proposer un autre membre lors de l’assemblée.

Article 17  Durée du mandat

Tout membre du conseil d’administration entrera en fonction pour une période de deux ans.
Toute vacance survenue au conseil d’administration pour quelque cause que ce soit, peut être remplacée par les membres du conseil d’administration demeurant en fonction par résolution pour la balance non expiré  du terme.

Article 18  Pouvoirs du conseil d’administration

Le conseil d’administration administre les affaires de l’association et il exerce tous les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi  et les présents règlements.
Il incombe au conseil d’administration  de s’occuper de la création de groupes de travail ou de comités et de mettre à jour les règlements dans le but de faciliter le bon fonctionnement de l’association.
Il a le devoir spécifique d’étudier et de soumettre aux membres toute recommandation d’amendement à la charte lors de l’assemblée générale annuelle.
Il s’assure de l’exécution et du suivi des décisions prises par l’assemblée générale et prépare ces assemblées.
Il propose la cotisation annuelle.
Il administre les biens de l’association. Il autorise les signatures des effets bancaires et de tout autre document.
Il fait vérifier les livres et états financiers aussitôt que possible après la fin de l’exercice financier par un vérificateur externe nommé à cette fin lors de l’assemblée générale annuelle.
Il choisit les institutions financières et tout autre contractant avec qui il traite.
Tous les chèques, traites, billets et autres effets négociables peuvent être signés, tirés, acceptés ou endossés par le président ou le trésorier, de la manière déterminée par le conseil d’administration. Le conseil peut également décider d’ajouter d’autres signataires parmi les membres du conseil d’administration si besoin il y a.

Article 19  Réunion du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire à la demande du président, du vice-président ou d’au moins quatre membres du conseil.
Ces réunions sont convoquées par le président, le vice-président ou le secrétaire par un avis verbal, téléphonique ou courriel. Le délai est de sept jours à moins que les administrateurs soient consentants à un délai moindre.
Un ordre du jour sera proposé.

Article 20  Quorum des réunions du conseil d’administration

La présence de cinquante pourcent des administrateurs dont le président ou le vice-président à chaque assemblée du conseil d’administration constituera le quorum.
Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité simple des voix. En cas d’égalité, le président a un vote prépondérant.

Article 21  Conflit d’intérêt

Tout administrateur qui, sous quelque forme que ce soit, est intéressé directement ou indirectement dans un contrat ou tout autre question pertinente sur laquelle le conseil doit intervenir, est tenu de faire connaître son intérêt immédiatement ou à la première réunion du conseil tenue après qu’il est devenu ainsi intéressé.
Nul administrateur ne doit voter sur un contrat, un projet de contrat ou toute autre question pertinente dans laquelle il est intéressé sous peine de destitution de sa fonction et d’annulation de la résolution votée.

Article 22  Vacances

Le conseil d’administration peut déclarer vacant le poste d’un administrateur. Cesse de faire partie du conseil d’administration :
-    Qui offre par écrit sa démission.
-    Qui ne rempli  pas adéquatement sa charge, selon les règlements,  et est invité à se retirer.
-    Qui a été absent pendant trois réunions consécutives du conseil d’administration, sans motif valable.
-    Si plus de trois administrateurs se retirent simultanément du conseil d’administration, une assemblée extraordinaire doit être convoquée dans un délai raisonnable pour combler les postes vacants.

Article 23  Rémunération

Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services. Certains frais encourus peuvent cependant être remboursés par l’association (frais d’inscription, essence, repas etc.). Ils seront approuvés par le conseil d’administration par résolution.





N.B. Afin d’alléger le texte, le genre masculin comprend le genre féminin.